เข้าสู่ช่วงหน้าฝนทีไร นอกจากจะต้องเตรียมร่มและเสื้อกันฝนแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ชาวออฟฟิศต้องเตรียมรับมือคือ “พายุฝนฟ้าคะนอง” ที่มักจะพาปัญหาคลาสสิกอย่าง ไฟตก ไฟดับ และไฟกระชาก มาด้วยเสมอ

หลายคนอาจจะคิดว่าไฟดับก็แค่นั่งรอให้ไฟมาแล้วค่อยทำงานต่อ แต่สำหรับอุปกรณ์ไอทีอย่าง “คอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์” อาการกระตุกของกระแสไฟฟ้าเพียงเสี้ยววินาที อาจหมายถึงเมนบอร์ดพัง ฮาร์ดดิสก์พัง หรือที่เลวร้ายที่สุดคือ “ข้อมูลสำคัญของบริษัทสูญหายแบบกู้คืนไม่ได้”

เพื่อไม่ให้หน้าฝนนี้ต้องมานั่งน้ำตาตกใน นี่คือ 3 วิธีปกป้องคอมพิวเตอร์และข้อมูลออฟฟิศที่คุณสามารถทำได้ทันทีครับ

1. เครื่องสำรองไฟ (UPS) ไอเทม “ของมันต้องมี”

เครื่องสำรองไฟ หรือ UPS (Uninterruptible Power Supply) คือด่านแรกที่จะช่วยชีวิตอุปกรณ์ไอทีของคุณ เมื่อเกิดเหตุไฟดับหรือไฟตก UPS จะทำหน้าที่จ่ายพลังงานสำรองให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่อไปได้อีกประมาณ 10-15 นาที ซึ่งเป็นเวลาที่ “มากพอ” ให้เรากด Save งานสำคัญและสั่ง Shut down เครื่องอย่างถูกวิธี

• คำแนะนำ: ไม่จำเป็นต้องซื้อ UPS ให้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในออฟฟิศหากมีงบจำกัด แต่ “ต้องมี” สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลสำคัญ, เครื่อง Server ส่วนกลาง, และอุปกรณ์ Network (เช่น Router อินเทอร์เน็ต) เพื่อไม่ให้ระบบเครือข่ายของทั้งออฟฟิศล่ม

2. ย้ายข้อมูลสำคัญไปไว้บน Cloud หรือระบบเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลาง

ความเสี่ยงที่สุดของการทำงานคือการเซฟไฟล์งานทั้งหมดไว้ใน “เครื่องคอมพิวเตอร์ของตัวเอง” (Local Drive) เพราะถ้าเครื่องดับและฮาร์ดดิสก์พัง ข้อมูลก็จะหายไปพร้อมกับเครื่องนั้นทันที

• คำแนะนำ: องค์กรควรปรับตัวมาใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ เช่น ระบบ NAS (Network Attached Storage) ภายในออฟฟิศ หรือบริการ Cloud Storage (เช่น Google Drive, OneDrive) เพราะระบบเหล่านี้มีการสำรองข้อมูลและมีระบบป้องกันไฟฟ้าที่ดีกว่า เมื่อไฟดับและคอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานดับลง คุณก็แค่เปิดเครื่องใหม่ (หรือใช้เครื่องอื่น) แล้วดาวน์โหลดงานกลับมาทำต่อได้ทันทีโดยที่ไฟล์ไม่สูญหาย

3. เช็คปลั๊กพ่วงและระบบสายดินให้ได้มาตรฐาน

รู้หรือไม่ว่าปัญหาไฟกระชาก (Surge) มักจะวิ่งมาตามสายไฟและปลั๊กพ่วงที่ไม่ได้มาตรฐาน! หลายออฟฟิศตกม้าตายเพราะลงทุนซื้อคอมพิวเตอร์สเปคหลักหมื่น แต่เสียบใช้งานกับปลั๊กพ่วงราคาหลักสิบที่ไม่มีระบบตัดไฟและสายดิน

• คำแนะนำ: สำรวจปลั๊กพ่วงใต้โต๊ะทำงานของพนักงานทุกคน ควรเลือกใช้ปลั๊กพ่วงที่ได้รับมาตรฐาน มอก. (มาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม) และมีระบบ Surge Protection (ป้องกันไฟกระชาก) รวมถึงตรวจเช็คระบบสายดินของอคารออฟฟิศให้พร้อมใช้งานเสมอ เพื่อป้องกันกระแสไฟฟ้าลัดวงจรทำลายแผงวงจรคอมพิวเตอร์

สรุปทิ้งท้าย “เสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่าย” คำกล่าวนี้ใช้ได้จริงเสมอในวงการไอที การลงทุนซื้อเครื่องสำรองไฟ จัดการระบบเครือข่ายส่วนกลาง และเปลี่ยนปลั๊กพ่วงให้ได้มาตรฐาน อาจจะมีค่าใช้จ่ายเบื้องต้น แต่เชื่อเถอะครับว่า “มันคุ้มค่ากว่ามาก” เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายในการส่งฮาร์ดดิสก์เข้าแล็บกู้ข้อมูล หรือการที่ธุรกิจต้องหยุดชะงักเพราะระบบพัง หน้าฝนนี้… อย่าลืมเช็คระบบไฟที่ออฟฟิศกันนะครับ!